Compliance bei SMA

Compliance bei SMA

Das Thema Compliance – also die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien – hat in den letzten Jahren auch für SMA erheblich an Bedeutung gewonnen. Schnelles Wachstum und die zunehmende Internationalisierung haben die Komplexität der Geschäftstätigkeit von SMA erheblich erhöht. Wir sind in immer mehr Ländern operativ tätig und müssen daher immer zahlreichere Rechtsvorschriften einhalten.

Zudem stehen Compliance-Themen heute verstärkt im Blickpunkt des öffentlichen Interesses. Die Reputation und der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens können durch Compliance-Verstöße erheblichen Schaden nehmen. Daher ist eine risikoorientierte und präventive Compliance-Strategie heute wichtiger denn je.

Bei SMA koordiniert Group Compliance die weltweiten Compliance-Aktivitäten und steht den Führungskräften und Mitarbeitern als zentraler Ansprechpartner und Berater für Compliance-Fragen zur Verfügung.

Compliance-Verstöße sind die Folge von Unwissenheit, mangelndem Bewusstsein, Leichtsinn und kriminellem Handeln. Ziel von Group Compliance ist, das Risiko von Compliance-Verstößen durch folgende Maßnahmen systematisch zu reduzieren:

  • Klare Verhaltensregeln und Training befähigen zu richtigem und eigenverantwortlichem Handeln
  • Vermittlung von Bewusstsein lässt den Mitarbeiter Gefahren richtig einschätzen und Anzeichen für mögliche Compliance-Risiken frühzeitig erkennen
  • Compliance Helpline hilft im Einzelfall

Durch globale und systematische Compliance wird der Schutz jedes einzelnen SMA Mitarbeiters sowie des Vorstands und Aufsichtsrats sichergestellt.

Der SMA-Vorstand hat beschlossen, die in unserem Leitbild festgelegten Werte im Rahmen von Geschäftsgrundsätzen auszuformen und dadurch klare Verhaltensstandards für jeden SMA Mitarbeiter festzulegen. Die Geschäftsgrundsätze sollen uns vermitteln, was der grundlegende Rahmen richtigen Verhaltens ist. Die Geschäftsgrundsätze sind auch das Herz des SMA Compliance Programms.

Die Geschäftsgrundsätze wurden durch eine Arbeitsgruppe, die sich aus Vertretern des Betriebsrates zusammen mit anderen Mitarbeitern und Führungskräften zusammensetzte, entwickelt. Auf der Grundlage der wichtigsten Compliance-Risiken wurden 10 Grundsätze festgelegt, die immer, überall und für jeden SMA Mitarbeiter verbindlich gelten.

Interne Richtlinien

Das Thema Compliance gewinnt im weltweiten Geschäftsverkehr enorm an Bedeutung. Eine erhöhte internationale Regelungsdichte sowie eine veränderte Wahrnehmung der Thematik in der Öffentlichkeit führen zu immer höheren Anforderungen, auch an SMA.
Aus diesem Grund hat SMA interne Richtlinien zu verschiedenen Themenkomplexen erlassen, welche für alle Mitarbeiter von SMA sowie für unsere Geschäftspartner gelten.

Richtlinie zur Annahme von Geschenken

Geschenke sind einerseits gängige und legitime Praxis im Geschäftsalltag, andererseits dürfen dabei bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Hierzu geben wir die nachfolgenden internen Regeln und Handlungsempfehlungen an die Hand.

Wichtigste Regeln zum Thema Geschenke:

  • Geschenke mit einem angemessenen Wert, die sowohl im Hinblick auf den Anlass als auch den Empfänger üblich und sozialadäquat sind, dürfen von SMA Mitarbeitern angenommen werden. Grundsätzlich sind sie der Weihnachtstombola zur Verfügung zu stellen.
  • Geringwertige Werbe- und Massenartikel, z. B. geringwertige Kalender, dürfen behalten werden.
  • Geld, Gutscheine, jede Art von Finanzierung, Rabatte, die nicht allen SMA Mitarbeitern offen stehen, sowie Lose und andere Gewinnrechte, dürfen jedoch nie angenommen werden.
  • Geschenke, die an die Privatadresse des SMA-Mitarbeiters gesendet wurden, sind bei Group Compliance oder dem lokalen Compliance Officer abzugeben.

Richtlinie zur Annahme von Einladungen (Gastlichkeiten)

Einladungen sind typische geschäftliche Gepflogenheiten, deren Grenzen jedoch zu beachten sind. Hierzu geben wir die nachfolgenden internen Regeln und Handlungsempfehlungen an die Hand.

Wichtigste Regeln zum Thema Einladungen (Gastlichkeiten):

  • Übliche Geschäftsessen und Einladungen mit ausschließlich fachlichem Inhalt dürfen von SMA Mitarbeitern stets angenommen werden.
  • Grundsätzlich darf die Zustimmung nur gegeben werden, wenn der Gastgeber nicht in eine bevorstehende und laufende Geschäftsverhandlung eingebunden ist und die Einladung als angemessene und sozialadäquate Gastlichkeit angesehen werden kann. In solchen Fällen trägt SMA die Reise und Übernachtungskosten.

Spenden für durch SMA geförderte Projekte

SMA trennt ihr gesellschaftliches und soziales Engagement strikt von geschäftlichen Tätigkeiten. Aus diesem Grund dürfen Mitarbeiter der operativen Bereiche, wie zum Beispiel die Mitarbeiter im Einkauf, nicht in Spendenaktivitäten eingebunden werden. Insbesondere dürfen sie keine Spenden einfordern, annehmen oder weiterleiten.
Geschäftspartner von SMA, die an ein von SMA gefördertes Hilfsprojekt spenden möchten, werden gebeten, sich hinsichtlich aller mit einer Spende verbundenen organisatorischen Fragen an SMA’s Mitarbeiter aus der Abteilung Corporate Social Responsibility (crs@SMA.de) zu wenden.

Anti-Korruptionsrichtlinie

Als Kern der Anti-Korruptionsmaßnahmen von SMA und als Spezifizierung der SMA Geschäftsgrundsätze, stellt die Anti-Korruptionsrichtlinie weltweit verbindliche Regelungen zur Vermeidung von Korruption auf. Neben einem ausnahmslosen Verbot von Korruption (Zero Tolerance) dient die Richtlinie der praxistauglichen Abgrenzung dieses Verbots von erlaubtem Verhalten im Rahmen der Geschäftsbeziehungspflege durch Geschenke oder Einladungen, für welche monetäre Wertgrenzen festgelegt werden. Ein weiterer Schwerpunkt der Richtlinie konkretisiert die Anforderungen an die Auswahl, Beauftragung und Beaufsichtigung von Dienstleistern, zum Beispiel Geschäftsmittlern.

Compliance Richtlinie Kartellrecht

Mit der Compliance Richtlinie Kartellrecht wird die in den SMA Geschäftsgrundsätzen festgelegte, uneingeschränkte und strenge Einhaltung des Wettbewerbsrechts hinsichtlich der wichtigsten kartellrechtlichen Vorschriften in Form von klaren „Dos“ und „Dont’s“ konkretisiert. Um eine praxistaugliche Handhabung der Richtlinie zu gewährleisten, ist diese nach den folgenden, zentralen Geschäftssituationen untergliedert:

 

  • Der Messebesuch
  • Ein Treffen unter Wettbewerbern
  • Die Verbandsarbeit
  • Ein Treffen unter Einkäufern
  • Das Kundengespräch

Externe Richtlinien

Unser Handeln ist geprägt von klar definierten Werten und Prinzipien, die in unserem Leitbild festgehalten sind. Das Leitbild dient als Orientierung für unsere Mitarbeiter und verdeutlicht, nach welchen Prinzipien wir unsere Beziehungen zu Geschäftspartnern, Kunden und der Öffentlichkeit gestalten.

Lieferantenkodex

Wir verpflichten unsere Zulieferer vertraglich zur Einhaltung unseres Lieferantkodexes für SMA Lieferanten, der neben grundlegenden Anforderungen zu Arbeitsstandards, Arbeitnehmerrechte und Umweltschutz auch die Verpflichtung zur Einhaltung der Gesetze und zum Verzicht auf Korruption umfasst.

SMA Lieferantenkodex »

Verhaltenskodex des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V.

Mit der Unterzeichnung des Verhaltens verpflichten wir uns nach fairen, umweltbewussten, verantwortungsvollen und ethischen Grundsätzen zu handeln. Der Verhaltenskodex des BME enthält fundamentale Regeln zur Bekämpfung von Korruption, kartellrechtswidrigen Absprachen, Kinder- und Zwangsarbeit sowie zur Einhaltung von Menschenrechten, Umwelt- und Gesundheitsschutz sowie fairen Arbeitsbedingungen.

Verhaltenskodex des BME »

UN Global Compact

Im Januar 2011 ist SMA dem UN Global Compact (GC) beigetreten. Mit der Unterzeichnung bekennt sich SMA öffentlich zu den zehn Prinzipien und einer verantwortungsvollen Unternehmensführung.

UN Global Compact »

Bei Compliance Fragen aber auch zur Äußerung von Bedenken hinsichtlich der Rechtmäßigkeit bestimmter Geschäftsvorfälle oder Handlungen stehen den SMA Mitarbeitern vorrangig ihre jeweilige Führungskraft und Group Compliance als Ansprechpartner zur Verfügung. Als zusätzliche Möglichkeit, um Bedenken mitzuteilen, wurde die SMA Speak Up-Line als Teil des SMA Compliance Systems eingeführt. Die SMA Speak Up-Line bietet SMA Mitarbeitern, aber auch außenstehenden Dritten, wie z. B. Lieferanten, die Möglichkeit, ernsthafte Verstöße gegen die SMA Geschäftsgrundsätze zu melden.

Unter Vorbehalt der lokalen Gesetzgebung ermöglicht die SMA Speak Up-Line, Compliance Bedenken überall und jederzeit anzusprechen. Das System wird durch den externen Dienstleister People Intouch betrieben und eröffnet hierdurch die Möglichkeit, Ihre Bedenken auch anonym mitzuteilen.

Group Compliance stellt sicher, dass Meldungen vertraulich behandelt und sorgfältig geprüft werden. Der Ausschluss jeglicher Vorverurteilung ist unabdingbar für ein faires Miteinander.

Weitere Informationen über den Gebrauch der SMA Speak Up-Line finden Sie in der Datenschutzerklärung.

Die Speak Up-Line erreichen Sie, nachdem Sie den Datenschutzbestimmungen zugestimmt haben.

Kontaktformular

Für Fragen stehen Ihnen die Group Compliance Mitarbeiter zur Verfügung. Sie können gerne mithilfe des nachfolgenden Kontaktformulars eine Nachricht senden.

Kontakt

SMA Solar Technology AG
Group Compliance

+49 561 9522 424242

Compliance@SMA.de