Compliance bei SMA

La conformité chez SMA

L’idée de conformité, à savoir l’observation de prescriptions légales et de directives internes, est également devenue prioritaire pour SMA au cours de ces dernières années. Une croissance rapide et le développement de l’internationalisation ont entraîné une complexité accrue de l’activité commerciale de SMA. Nous sommes opérationnels dans un nombre toujours plus grand de pays, si bien que nous devons respecter un nombre constamment en hausse de règles juridiques.
Par ailleurs, aujourd’hui, les thèmes liés à la conformité se retrouvent de plus en plus au centre de l’intérêt public. La réputation et la réussite économique d’une entreprise peuvent subir d’importants dommages en cas de violations de la conformité. C’est pourquoi une stratégie préventive de conformité axée sur les risques est aujourd’hui plus importante que jamais.
Au sein de SMA, le groupe en charge de la conformité coordonne les activités internationales de conformité et se met à la disposition des cadres dirigeants et des collaborateurs comme principal interlocuteur et conseiller pour les questions de conformité.

Les violations de la conformité sont la conséquence de l’ignorance, du manque de conscience, de l’étourderie et de l’action criminelle. L’objectif du groupe en charge de la conformité est de réduire le risque de violations de la conformité de manière systématique à l’aide des mesures suivantes :

  • Des règles de comportement claires et un apprentissage conduisent à des actions correctes et responsables
  • La transmission et la prise de conscience permet aux collaborateurs d’évaluer correctement les dangers et d’identifier de manière précoce les signes d’éventuels risques de conformité
  • La ligne d’assistance dédiée à la conformité propose une aide individuelle

La conformité globale et systématique garantit la protection de chaque collaborateur de SMA ainsi que du Comité de direction et du Conseil de surveillance.

Le Comité de direction de SMA a décidé de parachever les valeurs de notre charte dans le cadre de principes commerciaux et de définir ainsi des règles de comportement claires pour tous les collaborateurs de SMA. Les principes commerciaux définissent le cadre fondamental d’un comportement adéquat. Les principes commerciaux sont également au centre du programme de conformité de SMA.

Les principes commerciaux ont été mis au point par un groupe de travail composé de représentants du Comité d’entreprise ainsi que des autres collaborateurs et des cadres dirigeants. 10 principes ont été définis à partir des risques majeurs en matière de conformité ; ils sont contraignants à chaque instant et en tout lieu pour l’ensemble des collaborateurs de SMA.

Directives internes

La conformité est devenue un thème essentiel dans les transactions commerciales internationales. L’augmentation de la densité normative ainsi qu’une nouvelle perception du thème dans le domaine public conduisent à des exigences toujours plus strictes, réalité à laquelle n’échappe pas SMA. C’est la raison pour laquelle SMA a promulgué des directives internes concernant différentes thématiques, lesquelles sont applicables pour l’ensemble des collaborateurs de SMA ainsi que pour nos partenaires commerciaux.

Directive concernant l’acceptation de cadeaux

Les cadeaux reposent sur une pratique courante et légitime dans le quotidien des affaires, il convient toutefois de ne pas dépasser certaines limites. Nous formulons sur ce point les règles et recommandations internes suivantes.

Règles essentielles en matière de cadeaux :

  • Les cadeaux d’une valeur raisonnable, pouvant être considérés comme habituels et adéquats sur le plan social en termes d’occasion et de destinataire, peuvent être acceptés par les collaborateurs de SMA. Ils sont généralement à remettre à la tombola de Noël.
  • Les articles publicitaires et de grande série de faible valeur, par ex. des calendriers, peuvent être conservés.
  • L’argent, les bons, tout type de financement, les remises qui ne sont pas accessibles à l’ensemble des collaborateurs de SMA, les lots et autres gains ne peuvent en aucun cas être acceptés.
  • Les cadeaux envoyés à l’adresse privée du collaborateur de SMA doivent être remis au groupe en charge de la conformité ou au responsable conformité local.

Directive concernant l’acceptation d’invitations

Les invitations constituent des habitudes commerciales typiques, dont il convient toutefois d’observer les limites. Nous formulons sur ce point les règles et recommandations internes suivantes.

Règles essentielles en matière d’invitations :

  • Les repas d’affaires et invitations classiques au contenu exclusivement professionnel peuvent à tout moment être acceptés par les collaborateurs de SMA.
  • En principe, il est possible de répondre à une telle invitation par la positive uniquement si l’hôte n’est pas impliqué dans une négociation commerciale en cours ou à venir et si l’invitation peut être considérée comme revêtant un caractère hospitalier raisonnable et adéquat sur le plan social. Dans de tels cas, SMA assume les frais de déplacement et d’hébergement.

Faire un don en faveur des projets soutenus par SMA

SMA sépare strictement son engagement social de ses activités commerciales. C’est pourquoi les collaborateurs des secteurs opérationnels, par exemple à l’achat, ne doivent pas être impliqués dans des activités de collecte de fonds. Ils ne peuvent pas notamment réclamer, accepter ni transmettre des dons.

Les partenaires commerciaux de SMA souhaitant faire un don dans le cadre d’un projet d’aide soutenu par SMA sont priés de s’adresser, pour toutes les questions organisationnelles touchant à un don, aux collaborateurs SMA du département Responsabilité sociale de l’entreprise (crs@SMA.de).

Directive anticorruption

La directive anticorruption, au centre des mesures prises par SMA et permettant de spécifier ses principes commerciaux, établit des règles contraignantes dans le monde entier pour la lutte contre la corruption. Outre une stricte interdiction de la corruption (tolérance zéro), la directive sert à démarquer cette interdiction dans la pratique du comportement autorisé dans le cadre de l’entretien des relations commerciales par des cadeaux ou des invitations, pour lesquels des limites de la valeur monétaire sont définies. Un autre axe majeur de la directive précise les exigences en termes de choix des prestataires, ainsi que dans le cadre du mandat et de la surveillance, par exemple pour les médiateurs commerciaux.

Directive de conformité liée au droit de la concurrence

Avec la directive de conformité liée au droit de la concurrence, le respect du droit de la concurrence strict, sans restriction et défini dans les principes commerciaux de SMA se concrétise de façon claire par des « À faire » et « À ne pas faire ». Pour garantir une mise en œuvre de la directive applicable en pratique, l’on distingue les situations professionnelles suivantes :

  • Visite d’un salon
  • Rencontre entre concurrents
  • Travail associatif
  • Rencontre entre acheteurs
  • Entretien client

Directives externes

Notre action est empreinte de valeurs et de principes clairement définis dans notre charte. Cette dernière sert de repère à nos collaborateurs et précise les règles régissant les rapports avec nos partenaires commerciaux, nos clients et le grand public.

Code de bonne conduite pour les fournisseurs SMA

Nous obligeons nos fournisseurs, par le biais d’un contrat, à observer notre code de bonne conduite pour les fournisseurs SMA, lequel fait référence non seulement aux exigences en termes de normes de travail, de droits des travailleurs et de protection de l’environnement, mais aussi à l’obligation de respecter les lois et de renoncer à la corruption.

Code de bonne conduite pour les fournisseurs SMA »

Code de bonne conduite de la Fédération allemande de gestion des matériaux, des achats et de la logistique (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. - BME)

Nous nous engageons en signant ce code de bonne conduite à agir selon des principes équitables, responsables, éthiques et respectueux de l’environnement. Le code de bonne conduite de la BME regroupe des règles fondamentales de lutte contre la corruption, les pratiques anticoncurrentielles, le travail des enfants et le travail forcé, et portant sur le respect des droits de l’homme, la protection de l’environnement et de la santé, ainsi que les conditions de travail.

Code de bonne conduite de la BME »

UN Global Compact

En janvier 2011, SMA a adhéré au pacte UN Global Compact (GC). Par sa signature, SMA reconnaît officiellement ses dix principes et s’engage à une gestion d’entreprise responsable.

UN Global Compact »

Pour les questions liées à la conformité, mais aussi en cas de doutes concernant la légalité de certains agissements ou opérations commerciales, le supérieur hiérarchique respectif et le groupe en charge de la conformité sont en premier lieu à l’écoute des collaborateurs de SMA. La SMA Speak Up Line a été introduite comme élément du système de conformité SMA pour offrir une possibilité supplémentaire de communiquer des doutes. La SMA Speak Up Line permet aux collaborateurs de SMA, mais aussi à des tiers extérieurs, tels les fournisseurs, de communiquer des infractions graves aux principes commerciaux de SMA.

Sous réserve de la législation locale, la SMA Speak Up Line permet de formuler des doutes en matière de conformité n’importe où et à tout moment. Le système est géré par le prestataire externe People Intouch et vous offre ainsi un espace confidentiel pour faire part de vos doutes.

Le groupe en charge de la conformité s’assure du traitement confidentiel et de l’examen attentif des messages. L’exclusion de tout préjugé est indispensable à une coopération empreinte de loyauté.

Vous trouverez des informations détaillées sur l’utilisation de la SMA Speak Up Line dans la déclaration de protection des données.

Vous pouvez joindre la Speak Up Line après avoir accepté les dispositions sur la protection des données.

Formulaire de contact

Les collaborateurs du groupe en charge de la conformité sont à votre disposition en cas de questions. Vous pouvez volontiers nous envoyer un message en utilisant le formulaire de contact ci-après.

Contact

SMA Solar Technology AG
Groupe en charge de la conformité

+49 561 9522 424242

Compliance@SMA.de